Allgemeines Reglement "Sicher Spenden"

 

Leitziel

Mit der Errichtung eines "Verzeichnisses der zertifizierten Organisationen zu "Sicher Spenden" für Südtirol soll den gemeinnützigen Organisationen, die Spenden sammeln, ein Instrument zur Dokumentation der eigenen Tätigkeit und zur Transparenz der Abläufe bzw. der Finanzierung dieser Programme bereitgestellt werden. Das Siegel "Sicher Spenden" soll für interessierte Bürger und spendenwillige Institutionen Garant für die Glaub- und Spendenwürdigkeit jener Organisationen sein, welche es vorweisen können.

 

Struktur

Die Umsetzung von "Sicher Spenden" beruht in besonderer Weise auf:

  • Checklist - Die Definition jener Informationen und jener Dokumente, welche der Anfrage um Eintragung in das Verzeichnis "Sicher Spenden" beigelegt werden müssen.
  •  Kriterien - Die Grundsätze zur Bewertung der vorgelegten Unterlagen und Erklärungen, welche als Grundlage zur Eintragung oder zur Ablehnung der Zertifizierung für "Sicher Spenden" dienen.
  • Verzeichnis der zertifizierten Organisationen - Das Verzeichnis der eingetragenen Organisationen, welche dadurch bestimmte Pflichten eingehen und Rechte erhalten.
  • Siegel "Sicher Spenden" - Ein geschützter Schriftzug mit Emblem, Internet-Adresse und einem spezifischen Subjekt-Code, an Hand dessen sich auch die Gültigkeit erheben lässt.
  • Datenbestand - Eine laufend aktualisierte Sammlung der in der Checklist vorgesehenen Angaben, welche teils nur für die Bearbeitung des Antrags aufliegt und teils als als Webversion allgemein zugänglich ist.
  • Büro "Sicher Spenden" - Jene Institution, welche die Akten entgegennimmt, überprüft und der Garantie-Kommission weiterleitet, verwahrt und - soweit vorgesehen - öffentlich zugänglich macht.
  • Garantie-Kommission - Ein unabhängiges Gremium, welches in ehrenamtlicher Form über die Zertifizierung befindet und entscheidet.
  • Gemeinschaft der Trägerorganisationen - Sie bildet die gemeinsame Trägerschaft für das System "Sicher Spenden".

 

Aufwand

Die Eintragung in das Verzeichnis zu "Sicher Spenden" soll den Organisationen möglichst wenig Mehraufwand bringen. Voraussetzung dafür ist allerdings die Vorlage einer transparenten und leicht erfassbaren Dokumentation der jeweiligen Programme bzw. Arbeitsweise. Diese sind im Normalfall von den gemeinnützigen Organisationen ohnehin den jeweiligen Mitgliedern, Gönnern und den zuständigen Behörden auszuhändigen.
Für die Bearbeitung der Anträge zur Zertifizierung (Überprüfung der Dokumentation, Anleitungen), für die Bearbeitung der Daten zur Ablage und zur Bereitstellung im Internet im Büro "Sicher Spenden" wird ein Kostenbeitrag eingehoben.
Leistungen des Büros "Sicher Spenden" für die Antragsteller außerordentlicher Art (Digitalisierung, Übersetzung, inhaltliche Beratung zur Anpassung von Statuten, Programmen und Berichten usw.) werden eigens in Rechnung gestellt.


Checklist

In der Checklist sind alle Unterlagen angeführt, welche dem Antrag um Zertifizierung zu "Sicher Spenden" beizulegen sind. Sie müssen in deutscher oder italienischer Sprache, besser aber zweisprachig vorgelegt werden und ausreichenden Aufschluss zu den betreffenden Sachverhalten geben. Weitere Sprachfassungen können zusätzlich übermittelt werden.
Die Checklist listet solche Dokumente auf, welche ausschließlich zu Bearbeitungs- und Bewertungszwecken vorzulegen sind - und andere, welche nach erfolgter Eintragung von der Bearbeitungsstelle allen Interessierten ausgehändigt bzw. im Internet veröffentlicht werden.
Die Dokumente sind in gedruckter oder/und in digitaler Form zu übermitteln. Die betreffenden Organisationen verpflichten sich, die mit dem Antrag eingereichten Unterlagen allen Interessierten offenzulegen.


Kriterien

Die Kriterien sind in Anlehnung an vergleichbare Einrichtungen zum Nachweis der Spendenwürdigkeit anderer Regionen und Staaten festgelegt worden und dienen der Gewährleistung von Grundsätzen der Ethik und Transparenz.
Sie können von allen Interessierten eingesehen werden, wobei vom Büro "Sicher Spenden" auch allfällige Kommentare und Kritiken entgegengenommen und zur Diskussion gebracht werden können.
Nach Überprüfung der Dokumentation hinsichtlich der Vollständigkeit verfasst das Büro "Sicher Spenden" auf der Basis der Kriterien eine Stellungnahme, welche den Mitgliedern der Garantie-Kommission vorgelegt wird.
Im Falle fehlender oder unzureichender Angaben teilt das Büro "Sicher Spenden" diesen Umstand auch der antragstellenden Organisation mit, so dass diese die Möglichkeit erhält, Betreffendes nachzuliefern.
Der Garantie-Kommission obliegt es, fragliche Sachverhalte zu interpretieren und auf dieser Basis die Entscheidung über eine Zertifizierung oder einer entsprechenden Abweisung zu treffen. Die Gemeinschaft der Trägerorganisationen entscheidet über allfällige Änderungen und Anpassungen der Kriterien. Diese werden wirksam für alle darauf folgenden Anträge für neue oder Wiederzertifizierungen.


Verzeichnis der zertifizierten Organisationen

Im Verzeichnis der zertifizierten Organisationen "Sicher Spenden" werden jene Einrichtungen eingetragen, welche die entsprechenden Kriterien erfüllen und von der Garantie-Kommission für "Sicher Spenden" zertifiziert worden sind.
Die Eintragung hat eine Gültigkeit von 36 Monaten, vorbehaltlich, dass keine vorzeitige Streichung durchgeführt wird, weil die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind. Aus organisatorischen Gründen seitens "Sicher Spenden" kann auch eine kurzfristige zeitliche Verlängerung gestattet werden.
Für eine Verlängerung der Eintragung ist dieselbe Vorgangsweise wie für die Ersteintragung vorgesehen, wobei - abgesehen vom Antrag - nur jene Dokumente neu einzureichen sind, welche zwischenzeitlich verändert worden sind.
Im Verzeichnis der zertifizierten Organisationen scheinen auf:

  • Eintragungsnummer
  • Bezeichnung und Steuernummer
  • Adresse und Erreichbarkeit der Verantwortlichen
  • Datum der Eintragung, der Geltungsdauer
  • Aufbewahrungsort der Dokumentation und Webadresse

Das Verzeichnis der zertifizierten Organisationen ist öffentlich einsehbar. Das Verzeichnis der zertifizierten Organisationen zu "Sicher Spenden" liegt im Büro auf und wird dort laut Vorgaben der Garantie-Kommission gepflegt.
Eine Streichung aus dem Verzeichnis der zertifizierten Organisationen erfolgt mit Beschluss der Garantie-Kommission, wenn das Siegel "Sicher Spenden" nachweislich irreführend oder anderweitig missbraucht wird, oder wenn auf Grund der jährlich zu aktualisierenden Dokumentation ersichtlich wird, dass die Voraussetzungen für die Autorisierung nicht mehr gegeben sind.


Fristen und Verpflichtungen

Die zertifizierten Organisationen verpflichten sich:

  • organisatorische wie strukturelle Veränderungen dem Büro "Sicher Spenden" mitzuteilen;
  • die Antrags- sowie die Bearbeitungsgebühren bei Fälligkeit zu entrichten;
  • eine für die Kontakte zum Büro "Sicher Spenden" verantwortliche Person zu benennen.

Des weiteren sind folgende Fristen verbindlich einzuhalten:

  • Fehlende Dokumente für die Antragsstellung sind innerhalb von 60 Tagen nach Aufforderung zu Ergänzung oder Vervollständigung nachzureichen, da sonst das Antragsverfahren verfällt.
  • Im Fall einer Ablehnung des Zertifizierungsantrags kann dieser frühestens nach Ablauf von 12 Monaten neu eingereicht werden.
  • Innerhalb von 30. April eines jeden Jahres sind jene Dokumente neu an das Büro "Sicher Spenden" zu übermitteln, welche in der Checklist entsprechend angeführt sind.
  • im Fall einer Satzungsänderung ist dies innerhalb von 60 Tagen an das Büro "Sicher Spenden" mitzuteilen;
  • innerhalb des Ablaufdatums der dreijährigen Gültigkeit der Zertifizierung ist – falls gewünscht – der Antrag um Erneuerung der Zertifizierung zu stellen;
  • wird eine Zertifizierung gelöscht, so kann ein neuer Antrag erst wieder frühestens nach 36 Monaten gestellt werden.


Siegel "Sicher Spenden"

Das Siegel "Sicher Spenden" wird durch ein geschütztes Emblem in den drei Landesprachen mit Angabe der Bezeichnung, des organisationsspezifischen Codes und mit Angabe der Internet-Adresse zu "Sicher Spenden" gebildet.
Die Verwendung des Siegels "Sicher Spenden" ist eigens geregelt. Die Vorgaben betreffen die Vollständigkeit der Wiedergabe des Siegels, die farbliche Gestaltung und die Wiedergabeart.
Verwendet eine Organisation das Spendensiegel ohne hierzu ermächtigt zu sein, wird dies in direkter Form beanstandet und umgehend auch öffentlich bekannt gegeben. Fruchtet die Anmahnung nicht, wird Anzeige erstattet.


Datenbestand

Unterlagen und Dokumentation, welche von den antragstellenden Organisationen vorgelegt werden und als Grundlage für die Entscheidung zur Zertifizierung "Sicher Spenden" dienen, werden als Datenbestand im Büro registriert, überprüft und aufbewahrt.
Die Aufbewahrung erfolgt in gedruckter und in digitaler Form.
Es wird zwischen solchen Daten, welche ausschließlich zur Bearbeitung und für die Begutachtung des Antrags bestimmt sind und jenen, welche nach erfolgter Zertifizierung auch auf der Website (www.spenden.bz.it) öffentlich zugänglich gemacht werden, unterschieden. Die Organisationen verpflichten sich, alle mit dem Antrag vorgelegten Dokumente auf Anfrage allen Interessierten zur Einsicht zu geben.


Das Büro "Sicher Spenden"

Als Büro "Sicher Spenden" wird jene Einrichtung definiert, welche alle mit der Zertifizierung und der Pflege des Verzeichnisses verbundenen Verwaltungsaufgaben koordiniert und auch abwickelt.
Bis auf weiteres hat der Dachverband für Soziales und Gesundheit mit Sitz in Bozen, Dr.-Streiter-Gasse Nr. 4 diese Funktion übernommen. Die Trägerorganisationen zu "Sicher Spenden" legen jeweils fest, wo das Büro angesiedelt ist.
Das Büro "Sicher Spenden"  informiert allgemein über das System "Sicher Spenden", gibt Auskunft über das Zertifizierungsverfahren, über die zertifizierten Organisationen.und pflegt die Website.
Für die anfallenden Kosten kommen die Antragsteller durch Bearbeitungsgebühren, die das Projekt unterstützenden Behörden und Unternehmen (durch Arbeits-, Geld- und Sachleistungen) sowie die Organisationen, welche die Trägerschaft zu "Sicher Spenden" übernommen haben, auf.


Garantie-Kommission

Die Garantie-Kommission wird aus ehrenamtlich tätigen Mitgliedern bestellt, welche anhand der von den antragstellenden Organisationen vorgelegten Dokumentation und der Stellungnahme des Büros "Sicher Spenden", über die Annahme oder Ablehnung der Zertifizierung befinden.
Bei der Bestellung der Kommissionsmitglieder wird sichergestellt, dass diese unabhängig von ihrer Funktion in parteilichen, politischen und religiösen Institutionen agieren können.
Es soll gewährleistet sein, dass die Kommission in ihrer Gesamtheit ein hohes Maß an Fachwissen in Fragen der Gemeinnützigkeit, des Rechtswesens, des Managements und der Betriebsführung, der Kommunikation und der ethischen Grundwerte aufweisen kann. Sie soll einen guten Einblick in das gesellschaftspolitische Gefüge Südtirols haben, die kulturellen Besonderheiten der örtlich aktiven Bevölkerungsgruppen kennen und sprachlich sowie generationsmäßig vielfältig besetzt sein.
Für die Garantie-Kommission bestellt die Gemeinschaft der Trägerorganisationen externe Fachleute, welche diese Aufgabe in ehrenamtlicher Form übernehmen.
Die Amtszeit hat eine Dauer von drei Jahren, eine Wiederbestellung der Mitglieder ist möglich.


Privacy

Mit dem Antrag um Zertifizierung muss auch das Einverständnis zur vorgesehenen Datenverarbeitung gegeben werden.